Masraff Kurucu Ortağı ve CEO’su Begül Eray Sezgin, kuruluş hikayesini, sunduğu çözümleri, gelecek hedef ve planlamalarını açıkladı
- Masraff firmasını kurma fikri nasıl ortaya çıktı? Kurucu ortaklar olarak hangi zorluklarla karşılaştınız ve bu süreçten nasıl dersler çıkardınız?
Masraff’ın kuruluş hikayesi, uzun yıllar uluslararası kurumsal şirketlerde çalışmış ve masraf yönetimi gibi uzun ve verimsiz süreçlerden muzdarip üç kurucu ortağın bir araya gelmesiyle 2018 yılında başladı. Kaynakları tararken 1 adet masraf raporunun manuel işlenmesinin zaman maliyetinin, 25.72 dolar olduğunu gördük. Bunu 100 çalışanı olan bir şirket için hesapladığımızda ise bu zaman maliyeti 31.000 doları buluyor. Hedefimiz, şirketlerdeki veri girişi zorluğunu ortadan kaldırırken bu görünmeyen zaman maliyetinin önüne geçmek istedik. Ek olarak doğa dostu teknolojimizle manuel masraf yönetimi süreçlerindeki kağıt israfının da önüne geçmeyi ve sürdürülebilir dünyanın bir parçası olmayı hedefledik. Pazarın kurucusu olarak lider konumdayız. Bu noktada pazara yön veren bir firma olarak Türkiye’de yapay zekayı sistemlerine entegre eden ilk firmalardan da biriyiz. Bu alanda böyle bir yapay zeka algoritması geliştirebilmek için öncelikle uygun bir mimari oluşturmamız gerekiyordu. Bunu yapabilmek için en güncel kaynakları baz alarak problemimize en uygun seçenekleri bulmak için uzman yapay zeka ekibimizle yoğun Ar-Ge çalışmaları gerçekleştirdik. Oluşturduğumuz bu yapıyı besleyebilmek için data akışlarını düzenleyerek optimize ettik. Karşılaştığımız zorluklar, ürettiğimiz çözümlerle bizi hep daha ileriye taşıdı. Şu anda yapay zeka teknolojisini en üst seviyede kullanarak, 300’den fazla şirkete personel masraf süreçlerinde anlık kontrol gücüyle finansal öngörülebilirlik ve 60.000‘den fazla çalışana zaman kazandırıyoruz.
- Masraff’ın sunduğu çözümlerden bahsedebilir misiniz? Şirketlere nasıl değerler katıyor?
Yapay zeka tabanlı Masraff uygulamamızla, şirketlerin masraf süreçlerini tek platform üzerinden uçtan uca yönetmelerini sağlıyoruz. Birçok sektöre penetre olarak her ölçekten şirketin masraf yönetimi süreçlerini dijitalleştiriyoruz. Bu bağlamda her departmana fayda sağlıyoruz. Son kullanıcı yani masrafı yapan kişi yapay zeka desteği ile manuel veri girişi yapmaktan kurtuluyor. OCR teknolojisi ile belge üzerindeki tüm veriler okunarak, gerekli bilgiler yapay zeka tarafından sisteme işleniyor. Esnek altyapımız ile geliştirdiğimiz onay sistemimiz sayesinde şirketler istediği şekilde onay kurguları yaratabiliyor. Yöneticiler ise mobilden onay sistemi sayesinde masrafları dilediği yerde ve dilediği anda inceleyerek onay sürecini yönetebiliyor. Gider politikalarına uyum ve otomatik denetim özelliğimizle limit aşımı ve kurum engeli gibi kuralları sisteme entegre ederek finans ve muhasebe ekiplerine, gelen fişlerin girişi ve kontrolü esnasında kaybettiği zamanı geri kazandırırken suistimallerin neden olduğu mali zararın da önüne geçiyoruz. Türkiye’de mevzuat gereği harcama belgelerinin şubelerden merkeze iletilmesi sürecinde, bu belgelerin dijital ortamda izlenmesini sağlarken, merkeze ulaşıp ulaşmadığına ilişkin kontrol sürecini de kolaylaştırıyoruz. Geliştirdiğimiz belge takip sistemi ile ekiplere fiş yığınları arasında kaybettiği zamanı geri kazandırıyor, form üzerine eklenen QR kodlar ile teslim detaylarının görüntülenmesine imkan tanıyoruz. 20+ ERP entegrasyonumuz sayesinde de bu masrafların ERP ve muhasebe sistemlerine tek tuşla aktarımını sağlıyoruz. Geliştirdiğimiz departman, kategori ve proje bazlı öngörülebilirlik sağlayan raporlar sayesinde üst yönetim ekiplerinin, şirketin mali durumuna dair içgörü elde ederek personel masraflarını kontrol altına alabilecekleri ve tasarruf kararları verebilecekleri bir kaynak sunuyoruz.
- Yapay zeka algoritmalarınızın fiş ve faturaları tanıma ve işleme süreçlerinden bahsedebilir misiniz? Bu teknolojinin gelişimi için ne tür çalışmalar yapıyorsunuz?
Fotoğrafı çekilen harcama belgeleri ne kadar eski ve yıpranmış olursa olsun, geliştirdiğimiz yapay zeka algoritmalarımız harcama belgeleri üzerindeki verileri %99 doğruluk oranıyla okuyor. Sisteme işlenen şirket kuralları sayesinde harcama belgelerinin uyumluluğunu denetliyor ve mükerrer kayıtları anında tespit ederek sisteme işlenmesini proaktif olarak engelliyor. En güncel teknolojileri kullanarak yapay zeka alanındaki Ar-Ge çalışmalarımıza devam ediyoruz. Ayrıca, güncel müşteri ihtiyaçlarına yönelik ürün geliştirmelerinde yapay zeka alanındaki geliştirmelerimizi sürdürüyoruz.
- Masraff’ı tercih eden büyük şirketlerle olan iş birliğinizden bahsedebilir misiniz? Bu iş birlikleri nasıl başladı ve gelişti?
Masraff olarak şu an 300’ün üzerinde firmanın kontratlı olarak personel masraf yönetimi ile ilgileniyor ve her gün 60.000’den fazla kullanıcıya servis sağlıyoruz. Birçok farklı sektörden müşteriye hizmet vermemiz ise bizim en güçlü yönlerimizden biri. Referanslarımızın çeşitliliği, iş modelimizin ve hizmetlerimizin geniş bir yelpazede uygulanabilir olmasına dayanıyor. Her şirkete uyarlanabilen esnek altyapımız, kurgulanabilir onay sistemimiz, baştan uca dijitalleştirdiğimiz masraf yönetimi ile niş bir ürün olmamız bizi masraf yapan tüm şirketlerde kullanılabilecek bir ürün yapıyor. Türkiye’nin global ölçekli en büyük denetim şirketlerinden biri, Sabancı Holding bünyesindeki önde gelen firmalardan Kordsa ve dijital servisler üreten Sabancı Holding şirketi SabancıDx bunlardan sadece bazıları. Ayrıca, Getir, Yemeksepeti, Hepsiburada, Commencis, Starbucks, Ramsey, Sanko Holding, BluTV, Bilyoner gibi şirketler de masraf süreçlerini bizimle yönetiyor. Türkiye’de olup, globalde varlık gösteren müşterilerimizde de Masraff kullanılıyor. O ülkelerdeki mevzuatı desteklemek ve süreçlere hakim olmak bizi global arenada güçlü kılıyor. Müşteri portföyümüze ek olarak, Logo Yazılım, Nebim, Logosoft ve SabancıDx’in de içlerinde bulunduğu geniş bir partner ve iş birliği ağımızın olması, işimizin çeşitliliğini ve kapsamını da artırıyor. Şirketimizin büyüme stratejisi ve vizyonu doğrultusunda hem mevcut hem de potansiyel müşteriler için bizim kalitemize ve uzmanlığımıza olan güveni pekiştiriyor.
- 20’den fazla ERP ve muhasebe sistemi ile entegrasyon süreci nasıl işliyor ve bu entegrasyonların müşterilerinize sağladığı faydalar nelerdir?
Masraff olarak Logo, SAP, Nebim gibi 20’den fazla ERP ile entegrasyonumuz mevcut. Entegrasyon sürecimiz, öncelikle müşterinin mevcut sistemlerinin detaylı bir analiz ve değerlendirmesi ile başlıyor. Ardından, teknik uyumluluk sağlanarak detaylı bir entegrasyon planı oluşturuluyor. Masraff’ın API’leri kullanılarak, ilgili ERP ve muhasebe sistemleri ile bağlantılar kuruluyor ve veri akışının sorunsuz bir şekilde sağlanması için gerekli teknik düzenlemeler yapılıyor. Bu aşamaların tamamlanmasının ardından, sistemler arasında testler yapılarak entegrasyonun doğruluğu ve uyumluluğu kontrol ediliyor. Son olarak, kullanıcılar için eğitimler düzenleyerek kısa sürede tek tuşla entegrasyonu sağlıyoruz. Bu entegrasyonlar, müşterilerimize verimlilik artışı, doğruluk ve güvenilirlik, anlık veri erişimi ve kolay yönetim gibi önemli çözümler sunuyor. Manuel veri girişlerinin azalması ve otomatik veri transferi sayesinde hata riski minimize edilirken, zamandan tasarruf sağlanıyor ve çalışanlar daha stratejik görevlere odaklanabiliyorlar.
- Gelecekteki hedefleriniz ve planlarınız nelerdir? Yeni pazarlara açılma veya ürün yelpazesini genişletme gibi planlarınız var mı?
Masraff olarak, gelecekteki hedeflerimiz ve planlarımız arasında globalleşme ve yeni pazarlara açılma önemli bir yer tutuyor. Şu anda mevcut müşterilerimize İngiltere, Hollanda, Almanya ve Fransa pazarlarında hizmet veriyoruz. Kanada ve Dubai gibi yeni pazarlara açılma çalışmalarımızı da sürdürüyoruz. Yeni projelerle ilgili görüşmelerimiz devam ediyor ve bu çalışmalarımız hakkında yakın zamanda daha fazla bilgi paylaşmayı planlıyoruz. Masraff uygulaması, dünya çapında her ülkenin regülasyonlarına entegre olabilecek şekilde tasarlandığı için, global genişleme konusunda büyük bir avantaj sağlıyoruz. Mevcut entegrasyonlarımızı ve platformumuzun yeteneklerini genişleterek, müşterilerimize daha fazla katma değer sunmaya devam edeceğiz. Globalleşme hedeflerimize ulaşmak ve daha fazla şirkete değer katmak için sürekli olarak çalışıyoruz.
- Perakende sektörü için sunduğunuz çözümler neler?
Tüm çözümlerimize ek olarak, yapay zeka destekli hızlı masraf girişi ve anlık onay mekanizması sayesinde, kasalardaki nakit akışını hızlandırıyoruz ve gün sonu denetimlerini kolaylaştırıyoruz. Mağaza çalışanlarının masraflarını anında genel merkeze dijital olarak iletmesini sağlıyoruz. Masraff’ın sisteme eklenen harcama belgelerini PDF olarak ileterek dijital ortamlarda saklaması, hizmet sektörünün, restoran ve mağaza gibi zincirlerin her ay ya da harcama yapıldıkça toplanan masrafların kargolanma sıklığını değiştirmelerine, böylece karbon salınımını azaltırken %66’ya varan tasarruf yapmasına da olanak sağlıyor. Hem iş süreçlerini kolaylaştıran hem de doğal kaynakların korunmasına katkıda bulunan uygulamamızla şirketlere her açıdan verimli bir süreç sunuyoruz.