Masraff Kurucu Ortağı ve CEO’su Begül Eray Sezgin; Masraff’ın kuruluş hikayesini, kullanıcılara sağladığı hizmetlerden, avantajlardan ve tasarruflardan bahsederek, Masraff’ın en önemli özelliklerini, çalıştığı şirketleri ve hedeflerini perakende.org okuyucuları için açıkladı.
- Masraff’ı kurma fikri nasıl doğdu? Kurumsal şirketlerde yaşadığınız hangi sorunlar bu fikri ortaya çıkardı?
Kurumsal şirketlerde uzun süren deneyimlerinde masraf süreçlerinin acısını çekmiş 3 kurucu ortak olarak serüvenimiz 2017 yılında başladı. Katma değeri olmayan, sürekli tekrar eden işleri çalışanların üzerinden alarak onlara zaman kazandırma vizyonuyla yola çıktık. Yapay zekanın gücüyle elle veri girişinin verimsizliğini ve zaman kaybını ortadan kaldırmanın yanında şirketlerin maliyet kontrolü sağlayarak tasarruf sağlayabilecekleri Masraff uygulamasını kurduk. Yapay zeka teknolojisiyle geliştirdiğimiz uygulamamızla hızlı, basit ve güvenilir çözümler sunuyoruz.
- Masraff ile kullanıcılarınıza nasıl bir hizmet ve avantaj sağlıyorsunuz?
Yapay zeka teknolojisi ile geliştirdiğimiz uygulamamız sayesinde şirketlerin tüm masraf süreçlerine destek oluyoruz. Fiş ve fatura üzerindeki verileri saniyeler içinde sisteme aktaran ‘’Otomatik Masraf Girişi’’, esnek yapımız ile şirket kurallarına ve işleyişine özel onay mekanizmaları, 17’den fazla ERP ve muhasebe sistemine tek tuşla entegre olabilen ‘’ERP Sistem Entegrasyonları’’ ile masraf süreçlerinin uçtan uca yönetildiği bir platform sunuyoruz. Bu çözümler kapsamında esnek alt yapımızla her çaptaki şirketin masraflarını, şirket politikalarını Türkiye’deki regülasyon dahilinde dijital platformlarda yönetmesine imkan tanıyoruz.
Son kullanıcıyı yapay zeka desteği ile elle veri girmekten kurtarıyor, ön uyarı sistemimizle ve şirket prosedürlerine entegre kontrollerimizle, kişileri ilk adımdan itibaren en doğru şekilde yönlendiriyoruz. Bu şekilde, elle veri girişinden ve şirket politikalarını manuel takipten masraf yapan çalışanları kurtarırken, mobil onay sistemimizle tüm personel masraf yönetim sürecini hızlandırıyoruz. Şirket politikalarına uyum özelliğimizle finans/muhasebe ekiplerine, gelen fişlerin girişi ve kontrolü esnasında kaybettiği zamanı geri kazandırırken suistimallerin neden olduğu mali zararın da önüne geçiyoruz. Geliştirdiğimiz raporlar sayesinde üst yönetim ekiplerinin, şirketin mali duruma dair içgörü elde edip maliyet kontrolü ve tasarruf kararları alabilmesini sağlıyoruz. Son olarak sağlam altyapımız ile masrafların tek tuşla ERP ve muhasebe sistemlerine aktarımını sağlayarak masraf süreçlerini baştan uca yönetiyoruz.
- Şirketlere bugüne kadar ne kadar tasarruf ettirdiniz?
Masraf süreci baştan sona manuel yürüdüğünde sadece bir adet masraf formunun oluşturulmasının zaman maliyeti 25 dolar. Bir de hataların düzeltilmesi için tüm bu sürecin en baştan başlaması gerektiğini düşünün. Burada çoğu zaman görmezden gelinen bir zaman maliyeti var. Örneğin 100 çalışanlı bir şirket için bu görünmez maliyet yıllık 30 bin dolara kadar çıkabilir. Biz bu maliyeti ortadan kaldırıp sunduğumuz veri ve raporlar sayesinde de maliyet tasarruf imkanı yaratıyoruz. Bu şekilde, toplam olarak şirketlere sağladığımız verimlilik oranı yüzde 87.
Daha spesifik bir örnek olarak Gider Politikası Modülümüzü verebiliriz. Esnek altyapımızla şirket özelinde eklediğimiz harcama limiti kontrolü, şirket kuralları ve uyarı özellikleri sayesinde suistimallerin ve kaçakların önüne geçiyoruz. Bu özelliklerle maliyet tasarrufu sağlayarak müşterilerimizin masraflarını ilk andan itibaren yüzde 20 azalttıklarına dair dönüşler alıyoruz. İşin bir de sürdürülebilirlik boyutu var. Vergi Usul Kanununa göre fişlerin fiziksel kopyaların beyan edilmesi ve arşivlenmesi gerekiyor. Fişlerin tek tek zımbalandığı kağıtlar ve masraf süreci boyunca devam eden kağıt israfının önüne geçiyoruz. QR kod çözümümüzle muhasebecileri evrak yığınlarından kurtararak teslim edilen ve teslim edilmeyen form çıktılarını takip edebilecekleri bir sistem sunuyoruz. Perakende sektörü özelinde de işleyişe ciddi etkilerimiz var. Perakende şirketlerinde aylık olarak ya da masraf yapıldıkça tüm belgeler genel merkeze kargo ediliyor. Biz dijitalleşme sayesinde kargo masraflarını yüzde 66 düşürmeyi başardık. Masraf sürecini dijital olarak yeniden şekillendirip karbon salımını da azaltmış olduk.
Aynı zamanda şirketlerdeki “huzur” payına da katkımız büyük. Müşterilerimiz şirketteki kaosun azaldığını, operasyonların hızlı ve hatasız bir şekilde yürütüldüğünü söylüyor. Anlık takip ve analiz imkanının iş kararlarını olumlu yönde etkilediğini de vurguluyorlar. Bu veriler doğrultusunda bahsettiğimiz verimlilik oranları daha da artabiliyor ve tüm şirketin gelişimine alan açıyor.
- Ay sonunda oluşturulan masraf formunun yönetim birimine onaya sunulma süreci nasıl işliyor?
Dilediği zaman, dilediği yerden çalışanların mobilden masraf girişi yapmasına ve yöneticilerin masrafı onaylamasına/reddetmesine imkan sağlıyoruz. Son kullanıcı olarak bir şirket çalışanı masraf yaptığı zaman fişin fotoğrafını çekiyor, Masraff’ın yapay zeka algoritmaları fotoğraf üzerindeki bilgileri okuyor ve kullanıcı için girişini yapıyor. Şirket kurallarına uymayan hiçbir fişi sistem kabul etmiyor ve gerekli düzenlemeler için uyarı veriyor. Ardından çalışanlar ay boyunca girişini yaptığı masraflar için bir form oluşturarak uygulama üzerinden onaya gönderiyor. Yönetici de yine uygulama üzerinden formu denetleyerek onaylıyor ya da reddediyor. Onayların ardından bilgiler muhasebe entegrasyonlarımızla sistemlerinize tek tuşla aktarılıyor. Bu sayede şirketlere büyük bir hız ve kolaylık sağlamış oluyoruz.
- Rakipleriniz arasında Masraff’ı farklı kılan en önemli özellikler neler?
Türkiye’de pazar lideriyiz. Doğrudan masraf yönetimine odaklanan, güçlü yapay zeka algoritmalarına sahip ve bu kadar çeşitli özellikler geliştiren bir rakibimiz yok. Müşterilerimiz ve potansiyel müşterilerimiz yapay zeka ve entegrasyon kalitemizden, hızımızdan, projeleri çeviklikle hayata geçirmemizden ve şirket yapısına uyumlanabilen esnek sistemimizden memnunlar. Şirket içi yazılımların ya da kullanılan iş akış çözümlerinde yönetilen ek özelliklerin ek özelliklerin Masraff’ın yerini tutmadığını söylüyorlar. Bir Türk firması olarak Türkiye’de yapay zeka teknolojisini kullanmaya başlayan ilk firma olduğumuzu söyleyebilirim. Yaptığımız Ar-Ge çalışmalarıyla ürünün gelişimini sürekli destekliyor ve yeni teknolojileri takip ediyoruz. Sürekli gelişim vizyonuyla ilerleyen bir ekip olarak zamanın ötesinde teknolojiler sunmak için arka planda detaylı araştırmalarımız ve çalışmalarımız sürüyor. Müşterilerimize en iyi hizmeti sunmak için onların isteklerine kulak veriyoruz. Müşterilerimize verdiğimiz destek noktasında da ayrışıyoruz. Müşterilerimizin görüş ve düşüncelerini önemsiyor, uzman destek ekibimizle düzenli iletişim sağlıyoruz.
- Hangi şirketlerle çalışıyorsunuz ve bundan sonraki hedefleriniz neler?
İlk yılımızdan itibaren kuvvetli bir müşteri portföyüne ulaşmayı başardık. Şu anda 250’nin üzerinde firmanın kontratlı olarak masraf yönetimi ile ilgileniyor ve her gün 30 binden fazla kullanıcıya hizmet veriyoruz. Bunların arasında Deloitte, Getir, Yemeksepeti, Hepsiburada, Commencis, Starbucks, Ramsey, Sanko Holding, BluTV, Bilyoner gibi şirketler de yer alıyor. Ayrıca geniş bir partner ve iş birliği ağımız var. Türkiye’nin en önemli teknoloji firmaları ile iş birliği görüşmelerimizde son aşamaya geldik.
- Kaç ülkede hizmet veriyorsunuz? Dahil olmayı planladığınız pazarlar var mı?
Masraff; Türkiye, İngiltere, Almanya ve Hollanda dahil olmak üzere toplamda 7 ülkede faaliyet gösteriyor. Sanko Holding ile gerçekleşecek iş birliğimizin ardından uygulamamızın 35 ülkede daha kullanılmaya başlamasını planlıyoruz. Bunların yanı sıra doğrudan satış amacıyla Dubai, Avrupa ve Amerika pazarına yönelik araştırmalarımız bulunuyor.
- Önümüzdeki 5 yıl içindeki hedefleriniz neler?
Türkiye’den çıkmış bir ürünü global arenaya çıkarmak ilk hedefimiz. Ürünün global standartlarda olması için ilk günden beri çalışıyoruz. Bu bağlamda yapay zeka alanında yaptığımız Ar-Ge yatırımlarımız devam ediyor. Önümüzdeki dönemde Sanko Holding ile gerçekleşecek iş birliğimizin ardından uygulamamız 35 ülkede daha kullanılmaya başlanacak. Farklı markalarla da iş birlikleri için görüşmelerimiz sürüyor. Yurtdışı açılımımız üzerine pazar araştırmalarımız odağında fırsatları değerlendiriyoruz.
Biz hep 3 haneli rakamlarla büyüdük. Bu yıl da etki bazında %200 büyüme planlıyoruz. İnsan kaynağımıza ve teknoloji alanına yaptığımız yatırımlarla gelecek yıllarda da aynı oranlarda büyümeye devam edeceğimizi öngörüyoruz. Şu anda da her şey planladığımız gibi gidiyor.