Perakende sektöründe büyüyen mağaza ağı, tedarikçi sayısı ve şube yapısı, belge ve onay süreçlerini doğrudan etkileyen bir operasyonel risk ve maliyet kalemine dönüşüyor. İzometri Kurucusu ve CEO’su Esen Uğur Çelebi ile perakende yöneticilerinin gündeminde yer alması gereken belge, onay ve imza süreçlerinin dijitalleşmesini büyüme, risk yönetimi ve operasyonel verimlilik perspektifinden konuştuk.
İzometri’nin kuruluş hikâyesinden ve odaklandığınız ihtiyaçtan bahseder misiniz?
İzometri olarak 2017 yılından bu yana elektronik/mobil imza ve onay altyapılarının yanı sıra KEP, UETS, tebligat yönetimi, gelen evrak ve resmî yazışma süreçlerine yönelik yazılım çözümleri geliştiriyoruz. Kurumların belgelerini onay ve imzaya sunmalarını, süreçlerini lokasyondan bağımsız yürütmelerini ve imzalanan sözleşmeler ile tebligatları merkezi olarak takip etmelerini sağlıyoruz. Odağımızda, fiziksel evrak dolaşımından kaynaklanan zaman kaybını ve operasyonel maliyetleri ortadan kaldırmak bulunuyor. Özellikle perakende sektöründe merkez ofis, mağazalar, depolar ve tedarikçiler arasında yoğun bir belge trafiği yaşanıyor. Sözleşmelerin ve banka talimatlarının imza için fiziksel olarak dolaştırılması; baskı, kâğıt, kargo ve arşiv maliyetlerinin yanı sıra çalışanlar için ciddi bir takip yükü oluşturuyor. Çözümlerimizle belgelerin elektronik ortamda onaylanmasını, imzalanmasını, iletilmesini ve arşivlenmesini sağlayarak bu maliyetleri azaltıyor, imza yetkililerinin aynı lokasyonda bulunmasına gerek kalmadan süreçlerin ilerlemesini mümkün kılıyoruz.
Perakende operasyonları büyüdükçe belge ve onay süreçleri de karmaşıklaşıyor. Yöneticiler için bu süreçlerin dijitalleşmesi hangi kazanımları sağlıyor?
Perakendede mağazalar, merkez ofis, depolar ve tedarikçiler arasında yoğun bir belge trafiği bulunuyor. Operasyon büyüdükçe bir belgenin kimde beklediğini, hangi aşamada olduğunu ve imzalı son halinin nerede saklandığını takip etmek zorlaşabiliyor. E-posta, fiziksel evrak ve farklı klasörler üzerinden yürüyen süreçler hem çalışanların iş yükünü hem de operasyonel maliyetleri artırıyor
İzOnay ile belgelerin onay ve imza adımlarını lokasyondan bağımsız, merkezi ve izlenebilir bir yapıya taşıyoruz. Belgeler ilgili kişilere yönlendirilebiliyor, süreçlerin hangi aşamada olduğu ve işlem geçmişi tek platformdan takip edilebiliyor. Böylece mağaza ve merkez ekipleri arasında evrak takibi için harcanan zaman azalıyor.
Bu yapının perakende açısından önemli bir parçası da tedarikçi, bayi ve iş ortaklarıyla yürütülen sözleşme süreçleri. Dış İmzacı modülümüz sayesinde kurum dışındaki taraflar, herhangi bir imza yazılımına ihtiyaç duymadan kendilerine gönderilen belgeleri elektronik imza veya mobil imza ile imzalayabiliyor. Çoklu imzacı desteğiyle aynı sözleşmenin birden fazla tarafça imzalanması yönetilebiliyor; sözleşme bazlı durum takibi sayesinde imza süreçlerinin hangi aşamada olduğu görüntülenebiliyor. Zaman damgası kullanımıyla da belgelerin belirli bir tarihteki varlığı ve bütünlüğü hukuki açıdan desteklenebiliyor. Örneğin, farklı şehirlerde faaliyet gösteren tedarikçiler ve şirket yetkilileri arasında yürütülen sözleşme süreçlerinde, belgelerin fiziksel olarak gönderilmesine ve imzalı nüshaların kargoyla geri iletilmesine gerek kalmadan tüm imza adımları dijital ortamda tamamlanabiliyor.
Bu sayede kâğıt, baskı, kargo ve fiziksel arşiv maliyetlerini ortadan kaldırırken; belgelerin gönderilmesi, geri dönüşlerinin beklenmesi ve imzalı nüshalarının aranması için harcanan emek de azalıyor. Perakende şirketleri büyüyen mağaza ve tedarikçi ağındaki süreçleri daha kontrollü yönetebiliyor; ekipler evrak takibi yerine asıl işlerine odaklanabiliyor.
Finans ekipleri banka talimatı süreçlerinde en çok hangi operasyonel sorunlarla karşılaşıyor?
Finans ekiplerinin banka talimatlarında yaşadığı en büyük sorunlardan biri, ödeme hazır olduğu halde imza ve onay sürecinin tamamlanmasını beklemek. Talimatın çıktısının alınması, imza yetkilisine ulaştırılması, birden fazla imzanın toplanması ve bankaya iletilmesi ekipler için her gün tekrarlanan bir iş yükü oluşturuyor. Perakendede yüksek hacimli tedarikçi ödemeleri, maaşlar ve diğer düzenli ödemeler düşünüldüğünde, bu beklemeler ödeme takvimini doğrudan etkileyebiliyor. Bankanın işlem saatine yetişme baskısı, son dakika imza arayışı ve farklı bankalara yapılacak gönderimlerin takibi, finans ekiplerinin nakit akışı ve ödeme planlamasına ayırması gereken zamanı tüketiyor. Fiziksel evrak dolaşımı ise bu iş yüküne baskı, kâğıt, kurye ve kargo maliyetlerini ekliyor.
İzOnay ile banka talimatlarının onay, imza, bankaya iletim ve arşiv adımlarını tek bir dijital akışta birleştiriyoruz. İmza yetkilileri, ofiste bulunmalarına gerek kalmadan elektronik imza veya mobil imza ile sürece katılabiliyor. Onay ve imza adımları tamamlanan talimatlar, banka entegrasyonları üzerinden otomatik olarak iletilebiliyor. Finans ekipleri de talimatın hangi aşamada olduğunu ve işlem kayıtlarını merkezi olarak takip edebiliyor. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında güvenli elektronik imza ile imzalanan banka talimatları, ıslak imza ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olduğundan, dijital talimatları kabul eden bankalara ayrıca ıslak imzalı belge gönderilmesine gerek kalmıyor. Böylece hem kurumların hem de bankaların fiziksel evrakların gönderimini, teslimini ve arşivlenmesini takip etmek için harcadığı zaman ve operasyonel iş yükü azalıyor.
Böylece finans çalışanlarının tek tek imza peşinde koşma ve belgenin durumunu öğrenmek için sürekli arama yapma ihtiyacı azalıyor. Ödeme hazırlığı ile talimatın bankaya iletilmesi arasındaki süreç daha kontrollü ilerliyor; ekipler zamanlarını evrak taşımaya ve takip etmeye değil, nakit akışını ve ödeme takvimini yönetmeye ayırabiliyor.
30’dan fazla bankayla sunduğunuz SFTP entegrasyonu yöneticiler için nasıl bir fark yaratıyor?
İzOnay, bankaların SFTP ve entegrasyon altyapılarına bağlanarak elektronik imza veya mobil imza ile imzalanmış talimatların ve ilgili işlem belgelerinin otomatik olarak iletilmesini sağlıyor. Dosya üretimi ve gönderim adımlarındaki manuel müdahale azalırken, tüm işlemler denetlenebilir kayıtlarla takip edilebiliyor. Bankaya iletilen talimatlar, banka tarafında elektronik imza sertifikası ve imza sirküleri kontrollerinin tamamlanmasının ardından birkaç dakika içerisinde işleme alınabiliyor. Bu süreçte banka tarafından talimatın durumuna ilişkin oluşturulan bilgilendirme e-postaları da otomatik olarak kurumun finans yetkililerine iletiliyor. Böylece finans ekipleri, talimatın bankaya gönderilmesinden işleme alınmasına kadar geçen süreci takip edebilirken banka işlemlerinin tamamlanması da hız kazanıyor.
İzOnay üzerinden dosya dizin işlemleri gerçekleştirilebiliyor ve bankaların kullandığı MT940 gibi formatlara uygun dosyaların yanı sıra toplu ödeme talimatları da elektronik veya mobil imza ile imzalanarak bankalara iletilebiliyor. Bankaların mevcut sistemleriyle uyumlu formatlarda gerçekleştirilen bu veri ve belge aktarımı, yalnızca kurumların değil, bankaların da operasyonel süreçlerini kolaylaştırıyor. Özellikle farklı bankalarla çalışan ve yoğun ödeme trafiği yöneten perakende şirketlerinde, talimatların hazırlanması, imzalanması, iletilmesi ve durumlarının takip edilmesi tek bir platform üzerinden yönetilebiliyor. Böylece manuel dosya aktarımı ve tekrar eden kontrol işlemleri azalırken hem kurum hem de banka tarafında daha hızlı, düzenli ve izlenebilir bir operasyonel yapı oluşturuluyor.
Tedarikçi, bayi ve iş ortaklarının sisteme üye olmadan sözleşme ve imza süreçlerine katılabilmesi neden önemli?
Özellikle çok sayıda tedarikçi ve iş ortağıyla çalışan kurumlarda, dış tarafların imzalama süreçlerine kolayca dahil olabilmesi büyük önem taşıyor. İzOnay’ın Dış İmzacı modülü sayesinde tedarikçiler, bayiler, müşteriler ve diğer iş ortakları, kendilerine ait ayrı bir imzalama yazılımı kullanmalarına gerek kalmadan, İzOnay kullanan kurumun platformu üzerinden belgelerini elektronik imza veya mobil imza ile imzalayabiliyor. Kurum ise sözleşmenin iç onaylarını ve dış tarafların imza adımlarını aynı platform üzerinden yönetebiliyor. Çoklu imzacı desteği sayesinde birden fazla tarafın yer aldığı sözleşmeler takip edilebiliyor; sözleşme bazlı durum izleme özelliğiyle hangi aşamada olunduğu görüntülenebilirken zaman damgası kullanımıyla belgelerin belirli bir tarihteki varlığı ve bütünlüğü hukuki açıdan desteklenebiliyor.
Örneğin, İzOnay kullanan bir perakende şirketi, farklı şehirlerde faaliyet gösteren tedarikçileriyle sözleşme süreçlerini tamamen dijital ortamda yürütebiliyor. Kurum içindeki ilgili kişiler onay sürecine, tedarikçiler ve şirketin imza yetkilileri ise imzalama sürecine bulundukları yerden katılabiliyor. Böylece belgelerin imza için fiziksel olarak gönderilmesine, kargoyla geri alınmasına veya imzalı nüshaların manuel olarak takip edilmesine gerek kalmıyor. Tedarikçi ve bayi sözleşmeleri, hizmet alım sözleşmeleri, gizlilik sözleşmeleri ve ek protokoller bu kullanımın örnekleri arasında yer alıyor.
Bu yaklaşımın perakende şirketlerine sağladığı kazanım, yalnızca sözleşmelerin daha hızlı tamamlanmasıyla sınırlı değil. Aynı zamanda sürecin tüm aşamalarının merkezi olarak yönetilmesini mümkün kılıyor. Hangi tarafın imzasının beklendiği takip edilebiliyor, tamamlanan belgeler merkezi olarak arşivlenebiliyor ve imzalı nüshalara ihtiyaç duyulduğunda kolayca erişilebiliyor.
KEP, UETS ve farklı kanallardan gelen belgelerin tek bir dijital akışta yönetilmesi kurumlara ne kazandırıyor?
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS) ve farklı kanallardan gelen belgelerde en kritik konu, belgenin kuruma ulaşmasının ardından doğru kişiye yönlendirilmesi ve gereken işlemlerin süresinde tamamlanması. Özellikle kamu kurumlarından gelen resmî yazılar ve elektronik tebligatlar, hukuki yükümlülükler ve belirli işlem süreleri içerebildikleri için kurumlar açısından öncelikli olarak takip edilmesi gereken önemli belgeler arasında yer alıyor. Çok mağazalı ve farklı tüzel kişiliklerle faaliyet gösteren perakende şirketlerinde, ayrı hesapların ve gelen evrakların birbirinden bağımsız takip edilmesi önemli bir operasyonel yük oluşturabiliyor. Hukuk, finans veya insan kaynaklarını ilgilendiren bir yazının yanlış birimde beklemesi, cevap ve işlem sürelerinin kaçırılması riskini beraberinde getiriyor. Kamu kurumlarından gelen bazı elektronik belgeler, e-Yazışma Paketi (EYP) formatında iletilebiliyor. Bu dosyalar standart belge görüntüleme araçlarıyla doğrudan açılamayabiliyor. İzOnay, kamu kurumlarının kullandığı EYP formatındaki belgelerin görüntülenmesini destekleyerek kurumların gelen yazıların içeriğine erişmesini ve gerekli işlemleri başlatmasını kolaylaştırıyor.
İzOnay’ın Gelen Evrak Modülü ise bu farklı kanalları tek bir iş akışında birleştiriyor. Modül; KEP, UETS, e-posta ve dosya dizinleri gibi kaynakları takip ederek gelen belgeleri önceden belirlenen kural setlerine göre ilgili departmanlara ve kişilere otomatik olarak yönlendirebiliyor. Belge kendisine ulaşan yetkili kişi, iletiyi değerlendirerek “İşlendi” veya “Cevaba Gerek Yok” gibi durumlarla süreci sonlandırabiliyor. Yanıt verilmesi gereken durumlarda ise gelen evrakla ilişkili cevap belgesi doğrudan İzOnay üzerinden onay ve imza sürecine alınabiliyor. Sistem, gelen evrak ile hazırlanan yanıtı birbiriyle ilişkili şekilde kayıt altında tutarak yazışmanın tüm aşamalarının takip edilmesini sağlıyor.
Perakende şirketleri açısından bu yapının en önemli kazanımı, farklı kaynaklardan gelen resmî yazıların ve belgelerin tek merkezden yönetilmesi, ilgili kişilere zamanında ulaştırılması ve gerekli işlemlerin gecikmeden başlatılabilmesi. Böylece belgelerin gözden kaçması, yanlış birimlerde beklemesi veya cevap sürelerinin kaçırılması gibi riskler azaltılırken kurum içindeki sorumluluklar da daha net hale geliyor. Gelen evrakın alınmasından değerlendirilmesine, yanıtın hazırlanmasından onay ve imza süreçlerine kadar tüm adımların kayıt altında tutulması, günlük operasyonların yanı sıra kurumsal denetim ve arşiv yönetimini de kolaylaştırıyor.
Dijital belge ve imza süreçlerinin perakendenin operasyonel dönüşümünde önümüzdeki dönemdeki rolünü ve İzometri’nin hedeflerini nasıl değerlendiriyorsunuz?
Perakende sektöründe dijital belge, onay ve imza süreçlerinin operasyonel verimliliğin temel unsurlarından biri hâline geleceğine inanıyoruz. İmzada bekleyen bir tedarikçi sözleşmesi, bankaya zamanında iletilemeyen bir talimat veya ilgili birime ulaşmayan resmî bir yazı, işleyişi doğrudan etkileyebiliyor. Bu süreçlerin ERP, CRM ve insan kaynakları uygulamalarıyla bağlantılı yürütülmesi; manuel takibi, fiziksel evrak dolaşımını ve operasyonel maliyetleri azaltıyor. Böylece şirketler mağaza ve tedarikçi ağlarını büyütürken belge trafiğini daha kontrollü yönetebiliyor.
İzometri olarak odağımız, banka talimatları, dış imzacı, KEP, UETS, gelen evrak ve resmî yazışma çözümlerimizi kurumların günlük operasyonlarıyla daha bütünleşik hâle getirmek. Yeni çözüm alanlarında ise özellikle yoğun tebligat ve gelen evrak trafiğinin anlamlandırılması, sınıflandırılması ve ilgili ekiplere yönlendirilmesinde yapay zeka destekli yaklaşımları önemsiyoruz. İnsan kontrolünü koruyarak ekiplerin iş yükünü hafifleten, belgenin alınmasından işlemin tamamlanmasına kadar izlenebilirliği destekleyen çözümlerle perakende sektörünün dönüşümüne katkı sağlamayı hedefliyoruz.