Üretimin, sahanın ve operasyonun içinde olan herkes bilir; hiçbir gün bir önceki günün aynısı değildir.
Planlar yapılır, hedefler belirlenir, süreçler kurgulanır. Ancak sahaya indiğinizde her zaman planın dışında gelişen bir durumla karşılaşabilirsiniz.
Bir makine durur, bir süreç aksar, bir teslimat gecikir, bir çalışan yaşadığı problemi dile getirir ya da hedeflenen sonuç bir türlü alınamaz.
Bunların hiçbiri tek başına bir kurumun ne kadar iyi ya da kötü yönetildiğini göstermez.
Çünkü sorunlar her organizasyonda yaşanabilir. Önemli olan, karşımıza çıkan sorunu nasıl ele aldığımızdır.
Ne yazık ki çoğu zaman ilk refleksimiz, sorunu anlamaya çalışmak yerine kendimizi savunmak olabiliyor.
“Biz bunu yıllardır böyle yapıyoruz.”
“Daha önce de aynı yöntemle başarılı olduk.”
“Bu sektörde herkesin yaşadığı bir problem.”
“Şimdiye kadar ciddi bir sorun olmadı.”
Bu cümleler ilk anda rahatlatıcı gelebilir. Ancak zamanla sorunları görmemize ve gelişim alanlarını fark etmemize engel olabilir.
Çünkü geçmişte işe yarayan bir yöntem, bugün de mutlaka işe yarayacak anlamına gelmez. Dün elde edilen başarılar, bugünün sorunlarını görmezden gelmek için bir gerekçe olamaz.
Dahası, “herkes böyle yapıyor” demek, yaptığımız şeyin doğru olduğunu göstermez.
Bazen en büyük risk, sorunun varlığı değil; sorunun artık normal kabul edilmesidir.
Sahadan Gelen Ses Bir Uyarıdır
Bir çalışan sahada yaşadığı bir problemi dile getirdiğinde, bunu hemen bir eleştiri olarak görmek yerine önce ne anlatmaya çalıştığına bakmak gerekir.
Çünkü sahada çalışan insan, problemin sadece sonucunu değil, çoğu zaman nedenini de görür.
Bir üretim hattındaki aksaklığı, müşterinin tepkisini, iş yükündeki dengesizliği, süreçteki gereksiz bir adımı ya da ekip içerisindeki iletişim problemini yöneticiden önce fark edebilir.
Bazen bir çalışanın söylediği tek bir cümle, uzun zamandır fark edilmeyen bir problemin habercisidir.
Bu nedenle sahadan gelen bir uyarı yalnızca bir çalışan meselesi değildir.
Aynı zamanda operasyonel bir veridir.
Savunmak mı, Anlamak mı?
Yöneticilik biraz da bu noktada kendini gösterir.
Bir sorunla karşılaştığımızda hemen “Kim yaptı?” diye sormak yerine “Neden oldu?” diye sorabiliyor muyuz?
Bir çalışan bir aksaklığı anlattığında kendimizi savunmak yerine gerçekten dinleyebiliyor muyuz?
Bir süreç beklendiği gibi çalışmadığında kişileri suçlamak yerine süreci yeniden değerlendirebiliyor muyuz?
Bence kurumsal olgunluk biraz da burada başlıyor.
Çünkü aynı hata farklı zamanlarda, farklı insanlar tarafından tekrar ediyorsa belki de sorun kişide değil, süreçtedir.
Asıl Tehlike, Sesin Kesilmesidir
Bir problemin dile getirilmesi ilk bakışta rahatsız edici olabilir. Çünkü planlanmayan bir konuyu gündeme getirir, mevcut bir sürecin yeniden değerlendirilmesini gerektirebilir. Ancak aslında bu durum, kurum açısından önemli bir geri bildirimdir.
Sahadan gelen bir sorun, öneri ya da aksaklık uyarısı, kurumun operasyonla kurduğu iletişimin hâlâ canlı olduğunu gösterir.
Asıl tehlike, bu sesin zamanla kesilmesidir.
Bir noktadan sonra sorunlar dile getirilmez, öneriler paylaşılmaz, itirazlar duyulmaz. İnsanlar yalnızca kendilerinden isteneni yapmaya ve gördükleri problemleri kendi içlerinde tutmaya başlar.
Böyle bir durumda kurum dışarıdan bakıldığında daha sakin görünebilir. Ortada şikâyet yoktur, itiraz yoktur, sorun getiren yoktur. Fakat bu sessizlik, her zaman işlerin yolunda gittiği anlamına gelmez.
Bazen sessizlik, insanların artık konuşmanın bir şeyi değiştirmeyeceğine inandığını gösterir.
Ve kurum, tam da o noktada sahadaki en değerli kaynaklarından birini kaybetmeye başlar: Gerçek bilgi.
Küçük Uyarılar, Büyük Kayıpları Önleyebilir
Büyük sorunların çoğu bir anda ortaya çıkmaz.
Öncesinde küçük işaretler vardır.
Bir makine daha sık arıza yapar.
Bir süreç her geçen gün biraz daha uzar.
Bir müşteri aynı konuda tekrar tekrar şikâyet eder.
Bir ekip sürekli son dakika çalışır.
Bir çalışan her gün aynı problemi düzeltir.
Başlangıçta bunların hiçbiri büyük bir kriz gibi görünmez.
Bu yüzden ertelenir.
“Şimdi yoğunuz.”
“Sonra bakarız.”
“Şimdilik böyle devam etsin.”
Fakat ertelenen sorun ortadan kalkmaz.
Bazen büyür, bazen başka sorunları tetikler, bazen de kurumun çalışma biçiminin bir parçası haline gelir.
Bir süre sonra insanlar problemi çözmek yerine problemle yaşamayı öğrenir.
Sonuç Olarak…
Hiçbir organizasyon kusursuz değildir.
Önemli olan kusursuz görünmek değil, eksikleri görebilecek kadar gerçekçi olmaktır.
Bugünün iş dünyasında sürdürülebilir başarı yalnızca hedeflere ulaşmakla değil; sorunları erken görebilmek, doğru soruları sorabilmek ve gerektiğinde alışkanlıkları değiştirebilmekle mümkündür.
Ve belki de farkı yaratan, o cümleye verdiğimiz cevaptır:
“Burada bir sorun var.”